Как автоматизировать систему управленческого учета. Факторы успешного внедрения. Управленческий учет в компании N. Несколько практических советов Анализ финансовой отчетности - как читать и понимать Ваш бизнес

Существуют много толков вокруг этого понятия, а рынок, к сожалению, полнится дилетантами, которые приравнивают управленческий учет даже к бухгалтерскому. Мы работаем с небольшими компаниями, их командами управленцев, и в этой среде похожих заблуждений особенно много. Хотя у всех этих предпринимателей управленческий учет ведется на высоком уровне, зачастую в тетради или голове. А данные для своего понимания дела они черпают в бухгалтерском учете, который специалисты называют «посмертным», так как он констатирует фактическую (документальную) картину и не обращает никакого внимания на реальное положение дел.

То есть управленческий учет, помимо бухгалтерского, включает в себя массу другой существенной для принятия решений информации, вплоть до актуального состояния рынка и положения конкурентов (если это важно для конкретной бизнес-модели). Основной задачей управленческого учёта является ответ на вопросы: «в каком состоянии находится организация?» и «как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности?»

Как я говорил выше - у предпринимателей, любящих свое дело, зачастую эта информация есть. Только они называют ее по своему, самобытно. И хранят в тетради, блокноте или голове, что бесспорно вызывает уважение, но усложняет обработку и снижает конкурентоспособность на рынке.

Мы же призываем консолидировать ее постоянно в единой базе (Так называемые « big data» ), чтобы иметь:

Хороший сравнительный анализ с рынком

Аналитики в разрезе периода (год, квартал, месяц)

Аналитики и сравнения информации между собой в различных сочетаниях

Качественное планирования деятельности

Такие гиганты и передовики развития как Google или Facebook на заре своего развития (еще будучи гаражными компаниями), поняли ценность анализа информации в различных ее сочетаниях. Передовики развития утверждают, что накопление и качественная обработка статистической информации - залог победы на высококонкурентном рынке. В нашей практике тоже немало примеров, когда удачное использование информации помогало маленьким компаниям уйти далеко вперед, за счет грамотного использования собственных данных в различных сравнениях (разрезах).

Например:
Мы автоматизировали торговую компанию (запчасти и инструмент), которая первой в городе внедрила себе качественную аналитику продаж, оптовых покупателей, торговых точек. И на основании пользы от этой аналитики, своевременно выделяла маржинальные и востребованные группы товаров. В результате такого стратегического анализа собственных продаж, сократила неиспользуемые товарные запасы на 7%, открыла для себя новые ниши товаров (изучая спрос), а главное захватила хорошую долю (врать не буду, но предполагаю, что не менее 10%) рынка региона.

Другой пример из нашей практики - анализ деятельности продавцов и торговых точек. Аналитика персональной деятельности каждого продавца помогла торговой компании (70 торговых точек) избавиться от лентяев, разработать систему стимулирования продавцов и гибко управлять ей с целью повышения сбыта сезонной и акционной продукции.

Еще один пример внедрения нами складского и торгового учета в торговой компании (продукты питания, 30 торговых точек) позволил выявить и устранить многочисленные потери товаров на точках. Убыток, зафиксированный первыми инвентаризациями составлял чуть более полумиллиона рублей по торговой точке. Дальнейший учет позволил на 80-90% сократить эту цифру, в зависимости от магазина.

Я привел 3 небольших кейса, которые наглядно показывают, как анализ собственных ресурсов (а иногда и ресурсов конкурентов) превращается в реальные деньги. Возвращаясь к управленческому учету, он чаще всего состоит из:

Бухгалтерского учета

Финансового (не путать с бухгалтерским)

Кадрового учета

Складского, учета запасов

Торгового (иногда, учета продаж)

Налогового

Производственного

Все они консолидируются и служат опорой для оперативного учета.

Оперативного, значит помогающего в режиме реального времени превращать данные в информацию, а информацию в аналитику, которая служит опорой для принятия быстрого и

Плох тот главбух, который не желает укрепить свои позиции в компании. Это же сулит как прибавку к жалованию, так и прочие уникальные преференции. Но зачем же так-то? Главбух и так должность уникальная, несущая материальную и вплоть до уголовной ответственности. Куда уж уникальнее?

Дни р егламентированного учета (по мнению даже Российского Минфина) сочтены. Это связано с повсеместной автоматизацией механических процессов, коим и является бухгалтерский и кадровый учет. Машина хорошо выполняет действия, которые поддаются четким правилам, а следовательно рассчитать налоги, начислить ЗП и т.п. может прекрасно. Это вовсе не уменьшает роль главбуха, а существенно модернизирует ее. Дело в том, что появляется новая ниша для работы этих профессионалов. Машина хорошо считает по схеме, а вот создать схему: эффективную, надежную, оптимизирующую налоговую нагрузку - по силам только хорошему спецу регламентированного учета. Это меняет роль главбуха скорее в консалтинговую плоскость и требует изучения финансового управления и юриспруденции, тем самым, делая его еще более ценным и востребованным специалистом.

Вспоминаю пример, когда мы в 2000-х автоматизировали торговую сеть сотовых телефонов (порядка 100 торг.точек по Северо-Западу). В их среде было модно делать «сливы цен» - так это называлось. А на практике - отправляли гонца по соседним магазинам и фотографировали ценники на конкурент ные модели Nokia 3310 или Siemens C60, и т.д., чтобы неизбалованного покупателя завлечь в свою торговую точку всеразрушающим демпингом. При этом, за один заход такой «cливатель» генерировал бумажную таблицу из 100-150 строк и 3-4 колонок. Далее торговый отдел принимался за дело и анализировал информацию. Вся процедура повторялась 2-3 раза в неделю. Представляете какой объем информации? Сети приходилось вести учет не только своих цен, но и цен конкурентов, причем в разрезе их торговых точек и их номенклатуры. У многих маркетологов лопалась голова в буквальном смысле

Для пользы дела по заказу ТС нами была разработана система на базе их учетной 1С:Торговля и склад 7, которая делала переоценку при минимальном участии человека. Итогом: торговой сети удалось сократить текучку кадров в торговом отделе и нанять талантливых маркетологов. Экономический эффект я уже не вспомню.

Возвращаюсь к теме статьи. Я искренне уважаю коммерсантов, которые могут сохранять в голове полную информацию о состоянии своего дела и положении на рынке - фактически вести управленческий учет интуитивно. Мне такая опция не доступна - я привык опираться на данные по первому их вызову. Хотя, оперативную самую нужную информацию тоже держу в голове.

Стратегически - это вопрос масштабирования. Пока у вас один отдел, два - это возможно (и то смотря о чем и в каких объемах), а когда вы задумали расти (5-7 точек продаж). Тогда голову практичнее приберечь для мыслей, а не использовать ее в качестве флешки.

ОСНОВНЫЕ АНАЛИТИКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА, ПОВЫШАЮЩИЕ КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ:

1. Анализ продаж (ABC и XYZ)

2. Анализ клиентской базы (можно на основе того же ABC метода или по правилу парето, где 20% стабильных покупателей приносят 80% выручки)

3. Анализ торговых точек в разрезе категорий товаров, сезонности и т.п. Категорийный менеджмент;

4. Анализ деятельности продавцов

5. Анализ товарных запасов (помогает рационально распределять товарные запасы по точкам, сократить неиспользуемые (мертвые) запасы, эффективнее использовать оборотные средства)

6. Финансовый анализ деятельности ROI и ROS

7. Анализ п роизводственных затрат

8. Анализ себестоимости - вообще притча во языцех и повод для нервного расстройства многих коммерческих и исполнительных директоров, хотя основная проблема расчета себестоимости заключается в некорректном распределении затрат на единицу товара или продукции, а с этим надо разбираться всегда индивидуально.

9. Анализ складских запасов на предмет длительности хранения, изменения остатков, стоимости товарных запасов

10. Анализ затрат (банальный) позволит вам определить сколько различных ресурсов было потрачено на тот или иной актив, вид деятельности или потребность.

11. БДДС, БДР (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов: первый показывает - «куда делись деньги?», а второй - фактическую прибыль). Кстати, одна из задач упр. учета - объяснить связь между ними.

Я рассказал про основные виды аналитики, повышающие конкурентность бизнеса, которые мы реализовывали в собственной практике для заказчиков за последнее время. В каждом деле свои ценностные преимущества и конкурентные аналитики - мне не перечислить все практические приемы, а вы не станете это читать:) Мне лишь хочется раскрыть вашу фантазию.

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ

Еще одна функция управленческого учета - опора для прогнозирования. Ведь предприниматель, как и гадалка на базаре должен предсказывать будущее. Но если для гадалки риск минимален, то предсказания предпринимателя застрахованы его кошельком. Чтобы предсказать будущее вернее всего, лучше опираться на статистику прошлых периодов. Тут и появляется самая big data, за счет которой Google заколачивает свои миллионы. Я, конечно, не говорю про методы машинного обучения и элементы прогнозирования на базе искусственного интеллекта, т.к. эти инструменты пока слабо доступны малому бизнесу. Однако использовать простое математическое моделирование или принять верное управленческое решение, глядя на график - доступно большинству из нас.

Чем больше вы накапливаете статистики о тех объектах, исследования, что создают ваше конкурентное преимущество - тем точнее будут сбываться ваши прогнозы.

В маркетинге есть понятия ключевые ценностные компетенции, или факторы, создающие ценность вашего продукта для покупателя. Так вот их и вокруг них нужно накапливать информацию для последующего изучения. Чем больше разрезов и данных тем лучше! Наше правило - накопление информации (особенно big data) не должно создавать для пользователей дополнительной работы. Все должно происходить контекстно.

Секреты построения параллелей - дальнейшей обработки накопленных данных я пока выдавать буду. Уверен, что у вас имеются свои и вы лучше меня знаете, как прогнозировать то, что будет, на основании того, что было...

Ваши комментарии, отзывы и критика помогут мне отточить вектор статей и быть еще более интересным для вас. Если же у вас есть что сказать по этой или сопутствующим темам - мы открытый ресурс и с радостью разместим вашу заметку или статью!

Наша цель, все-таки: создание технологий эффективного управления ресурсами компании. Это ближе к автоматизации бизнеса, чем, непосредственно, к управленческому учету. Хотя зачастую, нам приходится консультировать именно по постановке управленческого учета на некоторых участках, а потом уже автоматизировать эти бизнес-процессы.

Писать же статью про управленческий учет я взялся, чтобы согласоваться с вами в терминах и определениях, так сказать - синхронизировать понятия. На «супер научность» не претендую и подменять работу финансовых консультантов не собираюсь. Тем более, мы привлекаем их как раз для постановки учета.

Об инфраструктуре поддержки управленческого учета и современных технологиях передовых компаний смотрите в следующей статье.

Управленческий учет - это система сбора, регистрации, обобщения и предоставления объективной информации по деятельности организации, необходимой для принятия решений управленческим звеном организации (руководителей). Благодаря организации и внедрению системы управленческого учета появляется возможность анализа финансово-экономического состояния предприятия, распределения ресурсов, оптимизации издержек, улучшения показателей финансового результата.

Задачи управленческого учета, способы и средства их реализации

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно и оперативно решать комплекс задач:

• Осуществлять планирование хозяйственной деятельности посредством бюджетирования;
• Контролировать и оптимизировать затраты с помощью оперативного получения информации;
• Анализировать отклонение фактических показателей от плановых на основании управленческих отчетов.

Способы реализации задач управленческого учета:

• Управленческая (внутренняя) и финансовая (внешняя) отчетность;
• Оперативный учет;
• Бюджетирование.

Средствами реализации являются:

• Бюджет доходов и расходов;
• Бюджет движения денежных средств;
• Прогнозный (плановый) баланс.

В соответствии со всеми видами бюджетов, используемыми на предприятиях в Москве или же в малых городах удаленных регионов России, автоматизация управленческого учета предприятия позволяет осуществлять контроль реализации планов, анализировать отклонение фактических показателей от бюджетных, производить корректировку, принимать управленческие решения. По окончании планового периода составляются:

• Отчет о движении денежных средств;
• Отчет о прибылях и убытках;
• Баланс.

Основные принципы политики организации системы управленческого учета

Организация управленческого учета базируется на определенных принципах управленческой политики компании. К ним относятся:

• Периодичность, соответствующая производственным циклам.
• Преемственность информации и многократное ее использование.
• Формирование показателей отчетности, приемлемых для всех уровней управления.
• Применение бюджетирования.
• Оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений (ЦФО).
• Достоверность, полнота, оперативность информации, возможность анализа.
• Применение единых единиц измерения.

Требования к системе управленческий учет на предприятии

Автоматизация управленческого учета предприятия должна соответствовать определенным требованиям:

• Полнота и объективность отображения всех фактов хозяйственной деятельности.
• Своевременность фиксации и предоставления данных.
• Релевантность показателей.
• Целостность системы управленческого учета.
• Понятность для всех пользователей.
• Регулярность.

Объекты управленческого учета

Учет затрат является одной из наиболее важных задач управленческого учета предприятием. Объективность и оперативность получаемой информации руководителями всех уровней, особенно в части издержек, влияет на эффективность принимаемых ими решений. Поэтому процесс своевременной фиксации показателей использования ресурсов является весьма актуальным в текущей деятельности предприятий в Москве и других регионах РФ. Его эффективная реализация возможна посредством использования программы для управленческого учета. Совокупность объектов управленческого учета, можно объединить в группы:

• Производственные ресурсы;
• Хозяйственные процессы;
• Доходы и затраты;
• Структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).

Бюджетирование в управленческом учете

Процесс бюджетирования позволяет систематизировать управление предприятием, определить цели и пути их достижения, благодаря планированию и конкретизации показателей по всем направлениям деятельности и структурным подразделениям. Организация бюджетирования осуществляется по центрам финансовой ответственности, путем распределения функций, полномочий и обязанностей, определения зоны ответственности, формирования отдельных видов планов с максимальной детализацией. Такой подход позволяет:

• достигать запланированные цели;
• оптимизировать затраты;
• рационально использовать ресурсы;
• оптимально распределять денежные средства;
• улучшать результативность хозяйственной деятельности в целом.

Прогнозирование на предприятии

Формирование бюджетной модели зависит от специфики и вида деятельности предприятия. Но в ее создании все же используются единые принципы.

1. Бюджетная интеграция. Для обеспечения эффективности планирования может создаваться значительное количество видов бюджетов: операционных и финансовых. Они могут формироваться для каждого ЦФО индивидуально. Но все они взаимосвязаны и объединяются в общую бюджетную систему. Генеральным планом является сводный бюджет компании.

2. Принцип последовательности. Все бюджеты составляются в соответствии с определенным регламентом и взаимоувязаны друг с другом. Первичными являются операционные бюджеты, показатели которых сводятся в общий Бюджет доходов и расходов, иногда его называют Бюджетом прибылей и убытков. На его основании составляются финансовые виды бюджетов: Бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс, бюджет капитала.

3. Система бюджетирования реализуется на основе регламентов (определенных норм и нормативов).

4. Сквозное бюджетирование. Сводный бюджет объединяет все виды планов предприятия, все они взаимоувязаны друг с другом.

5. Методическая сопоставимость. При составлении всех видов бюджетов используются единые методологии и подходы. Это необходимо для того, чтобы осуществлять качественный анализ и контроль исполнения планов на основе сопоставимых показателей.

Организация управленческого учета

Все виды отчетности, сопровождающие ведение управленческого учета, являются источниками информации для проведения анализа. В синтезе с отчетами, используемыми в бюджетировании, они являются основой для:

• принятия решений,
• оценки финансового состояния компании, ее платежеспособности и ликвидности,
• прогнозирования динамики развития в перспективе,
• инвестиционной привлекательности,
• определения узких звеньев и формирования мероприятий для их ликвидации,
• корректировки планов,
• контроля исполнения планов,
• оптимизации затрат,
• рационального распределения доходов,
• недопущения кассовых разрывов (текущего дефицита средств),
• системного управления ресурсами,
• оптимизации количества товарных запасов,
• определения достаточности собственных средств для реализации инвестиционных проектов,
• необходимости привлечения заемных средств для успешного внедрения новых технологий и покупки основных фондов;
• определения перспективных направлений развития,
• анализа отклонений фактических показателей от плановых с целью контроля исполнения бюджетов и их корректировки для достижения поставленных целей;
• реализации мер, направленных на улучшение результатов финансовой деятельности в целом.

Основная цель управленческого учета – это изыскать резервы для повышения эффективности деятельности предприятия. Вся информация, получаемая благодаря автоматизации управленческого учета, должна быть востребована руководителями всех уровней, представлять для них экономический интерес и являться основой для принятия рациональных решений, способствующих дальнейшему позитивному развитию компании.

Виды управленческой отчетности

Все виды управленческой отчетности должны устранить неопределенность и определить объективную картину, которая необходима для выполнения управленческих функций. Поэтому, например, автоматизация управленческого учета представляет собой систему связанных показателей, обладающих полным набором характеристик, необходимых для обоснования решений на базе объективных данных.

Все виды управленческой отчетности имеют стандартные формы (в соответствии с утвержденными Положениями учетной политики), но они могут быть детализированы в зависимости от потребностей компании в расшифровке данных. Например, для определения категорий потенциальных покупателей или приоритетных групп товаров, может быть использован специальный отчет, предполагающий обобщение номенклатуры товаров и целевых покупателей по ряду признаков.

Формирование управленческого учета

Формирование управленческого учета можно сгруппировать в три основных блока:

• Отчетность о финансовом положении компании и его изменениях, результатах деятельности.
• Отчетность по основным показателям деятельности.
• Отчетность об исполнении бюджетов.

Наиболее часто на предприятиях, где реализованы проекты с целью административного учета, используются следующие формы отчетности:

• Отчет о движении денежных средств
• Отчет о продажах
• Отчет о произведенной продукции
• Отчет о закупках
• Отчет о запасах сырья
• Отчет о готовой продукции
• Отчет о дебиторской задолженности
• Отчет о кредиторской задолженности.

Для однозначной трактовки объектов могут использоваться различные классификаторы. Их виды и количество определяется, исходя из потребностей компании, и закрепляется в положениях управленческой политики, которую формирует управление административного учета.

На предприятиях в Москве и других городах в РФ наиболее часто используются следующие виды классификаторов:

• Виды продукции
• Виды работы
• Виды услуг
• Виды доходов
• Места возникновения затрат
• Центры финансовой ответственности
• Виды затрат
• Виды активов
• Виды собственного капитала
• Виды обязательств
• Направления инвестиций
• Проекты
• Основные и вспомогательные бизнесс-процессы
• Категории персонала
• Категории контрагентов.

План счетов управленческого учета «WA: Финансист» может соответствовать стандартным бухгалтерским (финансовым) счетам. Он является инструментом системного отображения информации и ее группировки по обобщающим признакам. План счетов может формироваться и в соответствии с задачами компании, он позволяет системно аккумулировать всю информацию о хозяйственной деятельности предприятия.

Общие черты и различия управленческой и финансовой отчетности

На всех предприятиях в Москве и других городах России обязательно ведется финансовый учет, так как он регламентируется законодательством РФ. Его предназначение – предоставление информации для внешних пользователей, в том числе государственных органов (например, налоговой инспекции). Целью внедрения инструментов управленческого учета является предоставление полноценной и объективной информации для внутренних пользователей, которая может способствовать принятию эффективных управленческих решений. Внутренняя информация может являться предметом коммерческой тайны и ее распространение вне рамок компании может сопровождаться санкциями по отношению к нарушителям. Финансовая отчетность является базой для анализа финансовой состоятельности компании, используемой инвесторами, кредиторами или другими лицами, заинтересованными во вложении капитала. Формирование управленческого учета является в первую очередь основой для эффективного менеджмента, так как она отображает объективную информацию о текущем финансовом состоянии предприятия. С ее помощью могут приниматься оперативные решения с целью своевременного реагирования на изменения внешней ситуации или корректировки путей, способствующих достижению стратегических целей.

Формы финансовой отчетности стандартизированы, поэтому понятны для внешних пользователей и сопоставимы по показателям. Формы внутренней управленческой отчетности могут быть разнообразными, утверждаются в соответствии с регламентами компании. Но в свою очередь они также должны быть унифицированы, для того чтобы показатели деятельности были сопоставимы в разрезе функционирования отдельных структурных подразделений.

Управленческая и финансовая системы взаимосвязаны и имеют общность:

• Единые объекты;
• Общий подход к определению целей и контролю их достижения;
• Сходные принципы, если используется идентичный план счетов;
• Однократный ввод первичных данных;
• Информационная база используется для анализа и принятия управленческих решений;
• Применение сходных методик.

Многие хозяйственные операции в финансовой и управленческой системах отображаются идентично, иные все же требуют специфического подхода, в зависимости от политики компании, применяемой для управленческой системы. Эти два вида учета имеют и существенные различия, они касаются следующих аспектов:

• Периодичность. В управленческом - отчетные периоды регламентируются внутренними Положениями, в финансовом – государственным законодательством.
• Характер показателей. В финансовом - все показатели измеряются в стоимостном выражении, в управленческом - спектр единиц измерения более широк, помимо стоимостных критериев могут использоваться натуральные величины и качественные показатели.
• Степень детализации. В управленческой отчетности представляется аналитическая информация более подробно.
• Способ группировки данных. В двух системах могут использоваться разные принципы для группировки информации.
• Степень точности информации. В управленческом - возможны допуски, то есть определенные погрешности, что недопустимо в финансовом.

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета включают в себя:

1. Разработка и согласование технического задания
2. Разработка стратегии компании с определением целей и приоритетных направлений
3. Анализ и диагностика существующей организационной структуры, системы финансово экономических отношений, организации производства, систем планирования и ведения бухгалтерского учета.
4. Создание информационной базы для внедрения управленческой системы.
5. Разработка финансовой структуры компании и определение центров финансовой ответственности.
6. Разработка системы управления затратами, классификация затрат.
7. Формирование системы управленческой отчетности.
8. Построение системы бюджетирования.
9. Введение административного учета.
10. Автоматизация процессов.

На каждом этапе постановки задач и внедрения автоматизации управленческого учета разрабатываются соответствующие регламенты, которые определяют нормы и правила. Они отображаются в конкретных Положениях, которые являются документами, отражающими политику компании.

Методологические подходы

Инструменты управленческого учета может классифицироваться по различным признакам, в зависимости от методологических подходов.

1. В зависимости от объемов обрабатываемой информации формирование управленческого учета может быть:

• Систематизированным.
  Ведется на регулярной основе, в него включается измерение, оценка и контроль затрат по всем видам процессов (снабжения, производства, сбыта). Все затраты группируются по статьям и элементам, источникам возникновения и носителям. Осуществляется составление внутренней, содержание, сроки и периодичность предоставления которой удовлетворяют внутренних пользователей и позволяют сделать оценку деятельности предприятия в целом и отдельных структурных подразделений.
• Дифференцированным.
  Содержание является выборочным, зависит от поставленных задач.

2. В зависимости от целей и задач менеджмента формирование управленческого учета может быть:

• Стратегическим.
  Ориентируется на определение перспектив развития компании и обеспечение информацией высшего управления.
• Оперативным.
  Обеспечивает достижение целей в краткосрочном периоде
• Производственным.
  Задача обстоит в обеспечении информацией о себестоимости продукции, величине прибыли, стоимости запасов.

3.В зависимости от методологических подходов к организации управленческого учета могут использоваться:

• Интегрированная (монистическая) система. Управленческая система взаимосвязана с финансовой. План счетов в управленческой системе имеет привязку к счетам финансовой.
• Автономная (дуалистическая) система Предполагается обособленное создание управленческой и финансовых систем. План счетов управленческой системы не привязан к финансовой. Процесс ориентируется только на потребности управления.

4. По охвату видов деятельности и организационной структуры предприятий управленческая система может представлять собой:

• Полную систему. Такой вид распространяется на деятельность предприятия в целом и его отдельные структурные подразделения
• Достаточную систему (с ограниченным набором показателей). Сущность такого вида, заключается в том, что он ведется только по индивидуальным объектам или их группе.

5. По оперативности и контролю данных может применяться учет:

• Фактических данных.
  Используется метод отнесения на затраты фактически потребленных ресурсов, расчета фактической себестоимости и финансовых результатов от реализации продукции.
• Нормативных данных.
  В этом случае предполагается разработка определенных норм затрат и учет ведется также по нормам (стандартам) с выделением отклонений.

6. По полноте затрат могут выделяться виды:

• Полных затрат.
  Себестоимость исчисляется с отнесением всех затрат
• Маржинальных.
  Исчисляется сокращенная себестоимость.

Правила, способствующие эффективному внедрению управленческого учета на предприятие

Автоматизация управленческого учета должна быть системным процессом. На практике же при решении этой задачи руководители компаний даже в Москве – центре сосредоточения бизнес информации, допускают ряд типичных ошибок, исправление которых приводит к дополнительным финансовым затратам и потерям времени. Во избежание таких проблем следует учитывать следующие правила.

1. Внутренние управленческие отчеты должны содержать только необходимую информацию и иметь удобную для восприятия форму. Они должны быть структурированными, легко читаемыми, наглядными. В них должны включаться только те реквизиты, которые необходимы для целей управления. Такой подход не только сокращает время обработки документов, но и делает их более информативными и полезными.

2. Оценка элементов отчетности должна производиться не только на основании финансовых методик, но и с использованием других методологий. При создании правил должны применяться наряду с российскими правилами и международные стандарты.

3. Эффективное внедрение автоматизации управленческого учета может быть осуществлено только после детальной диагностики компании и проведения разъяснительной работы среди менеджеров о необходимости такого действия.

4. В процесс формирования управленческого учета должно вовлекаться значительное количество сотрудников, так как информационной базой в целях управления и реализации процесса продаж будет пользоваться достаточно широкий круг персонала. Эту задачу нельзя возлагать только на бухгалтеров, экономистов и финансистов.

5. При внедрении автоматизации управленческого учета необходимо точно определить схему бизнесс-процессов, произвести ее оптимизацию и распределить функции, создать должностные инструкции. Такой подход позволит избежать дублирования функций.

6. Внедрение управленческого учета предполагает решение целого комплекса задач, с целью повышения оперативности и качества управления и улучшения результатов деятельности по всем направлениям. Поэтому он не может быть ориентирована на решение какой-то одной проблемы. Например, обеспечение документооборота.

7. Процесс совершенствования формирования управленческого учета должен носить постоянный характер. Нельзя допускать, чтобы проведенная единожды оптимизация считалась достаточным действием. Система регулярно должна улучшаться, внедряться новые программные продукты и использоваться инновационные методологии.

8. Необходимо обязательно создавать регламент документооборота, в котором прописаны сроки предоставления документов, сдачи отчетности, мотивация персонала за соблюдение правил. Эффективным решением может стать график документооборота.

9. Корпоративная культура предполагает обмен информацией в точно определенные сроки. Внедрение информационных технологий позволяет эффективно реализовать этот процесс.

10. Инструменты управленческого учета должна соответствовать задачам, поставленным в компании. Ограничение возможностей по техническому фактору не должно быть причиной возникновения дополнительных проблем на предприятии.

Управленческий учет в «WA: Финансист» (платформа 1С 8) – современное решение

По мере развития компании ее организационная структура усложняется, а объемы обрабатываемой информации увеличиваются. Возникает необходимость автоматизации процессов. Эффективная организация управленческой системы неизбежно связана с применением различных программных продуктов. Значительное количество хозяйственных операций, большая номенклатура товаров, масштабный список контрагентов - это малая часть из перечня критериев, которые способствуют усложнению процесса.

На первых этапах после создания предприятия в Москве или другом городе России управленческий учет может вестись с помощью простых таблиц EXEL. Такой подход эффективен при незначительных объемах хозяйственных операций. Вполне закономерно, что при незначительном размере стартового капитала небольшие предприятия прибегают к тем способам, которые можно получить бесплатно. По мере развития компании увеличивается не только количество хозяйственных операций, которые подлежат обработке, но и размер капитала, который можно инвестировать в информационные технологии и программное обеспечение. Систематизацию и оперативность получения информации обеспечивают специальные программы. Наиболее популярным решением задачи является внедрение инструментов управленческого учета в «WA: Финансист».

Крупные компании используют ERP-системы, позволяющие вести все виды учета одновременно. Но такие решения являются весьма дорогостоящими.

Ведение прогнозирование на предприятии с помощью автоматизированного управленческого учета позволяет оперативно обрабатывать значительные объемы информации. В сочетании с дополнительными модулями функции систему могут быть расширены. Пользователи получают ряд преимуществ:

• широкий набор инструментов для учета и контроля, позволяющий получать оперативно информацию и анализировать ее в различных ракурсах;
• применяемые системы и модули легко настраиваются в соответствии с политикой учета и спецификой деятельности компании;
• высокая производительность средств автоматизации позволяет мгновенно обрабатывать значительные массивы информации.

Автоматизация управленческого учета

Программы для управленческого учета позволяют решить задачи автоматизации процессов, контроля и формирования отчетности. Универсальными и эффективными решениями является линейка программных продуктов «WA: Финансист». Они могут использоваться на предприятиях с различной спецификой и объемами документооборота на предприятиях в Москве и других регионах России. Они эффективны для применения в организациях с выделенной финансовой службой, а также в компаниях, которые оперируют сводными данными, получаемыми из внешних систем.

Предлагаемые модули для автоматизации:

• Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
• Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
• Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «УпрУчет/МСФО»;

С использованием программных продуктов «WA: Финансист», можно реализовать различные варианты для обеспечения автоматизации процессов учета и бюджетирования.

А. Бюджетирование.

Для решения задач бюджетирования и автоматизации процессов можно использовать различные продукты «WA: Финансист»:

1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».

2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС может применяться модуль «WA: Финансист. УДС».

Б. Оперативный управленческий учет.

Для эффективной организации оперативного управленческого учета и автоматизации процесса с помощью продуктов «WA: Финансист» можно использовать следующие решения:

3. Для оперативного учета движения денежных средств используется модуль «WA: Финансист. УДС» (Управление денежными средствами);

4. Для управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО»;

5. Если для оперативного учета и анализа оборотных средств необходимо использование функций резервирования товаров, сложного расчета себестоимости и других специфических торговых операций, то модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» используется как дополнительный к специализированной программе для управленческого учета (например, в 1С 8 Управление торговлей). В этом случае система обеспечит автоматизацию функции закупки и продажи, а модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» - функции финансовой службы по трансляции данных оперативного анализа.

В. Управленческая отчетность.

Для формирования и анализа отчетности могут использоваться следующие модули:

6. По движению денежных средств - «WA: Финансист. Управление денежными средствами»;

7. «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО» - для формирования управленческой (внутренней) отчетности и финансовой (внешней) отчетности, в том числе по стандартам МСФО.

1. Принимать «черную» бухгалтерию за управленческий учет

Если вы просто ведете учет прибыли и движения денежных средств (cash flow), это отнюдь не значит, что у вас есть управленческий учет. Однако наш опыт показывает, что многие ставят знак равенства между управленческим учетом и «черной» бухгалтерией. Это неверный подход, который может привести к серьезным проблемам в дальнейшем.

2. Недооценивать важность управленческого учета

В бухгалтерском учете не видны такие важные для компании вещи как, например, скорость логистических операций, количество жалоб клиентов или оценка конкурентов. Отсутствие системы сбора подобной информации может сказать на конкурентоспособности вашего бизнеса самым негативным образом. Если вы ведете учет прибыли и денежных средств, это может помочь вам принять решение здесь и сейчас, но не улучшит деятельность компании в будущем и не увеличит ее прибыльность.

Организация управленческого учета: что важно понимать

Проясните для себя, что такое управленческий учет. Это упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, обобщения, интерпретации и предоставления важных для принятия управленческих решений информации, главное свойство которой – оперативность. По сути управленческий учет нацелен на сбор информации о состоянии компании, внешней среды и предоставление данных владельцу бизнеса. Наличие такой системы позволяет вовремя грамотно распределять ресурсы и повышать эффективность работы компании.

Чем отличается управленческий учет от бухгалтерского:

• Управленческий учет нужен для принятия управленческих решений и поэтому всегда нацелен на будущее.
• Управленческий учет не регламентируется законодательством.
• Объектом управленческого учета являются все подразделения предприятия.
• Управленческий учет ориентирован только на внутренних пользователей.
• Управленческий учет может содержать приблизительные оценки.
• Управленческий учет может иметь не только денежное, но и натуральное выражение.
• Подробно рассмотрим основные особенности управленческого учета и его отличия от бухгалтерского и финансового учета.

1. Цель – будущее

Совершенно очевидно, что бухгалтерский учет всегда оценивает прошлое или, в лучшем случае, текущее состояние дел. То же самое можно сказать и о финансовой отчетности. Управленческий учет принципиально ориентирован на будущее, и в этом его главное отличие. Можно сказать, что он тот самый инструмент, который позволяет поставить цель, разработать маршрут следования к ней и контролировать сам процесс движения.

2. Управленческий учет регламентирован только внутренними документами

Требования к финансовой и бухгалтерской отчетности — законы, положения, пояснения налоговых служб — очень подробно прописаны в законодательстве. Требования к управленческому учету устанавливаете вы сами, исходя из той аналитики, которая вам нужна.

3. В фокусе – все предприятие изнутри

В поле зрения бухгалтерской и финансовой отчетности – предприятие целиком. Управленческий учет оценивает как всю компанию, так и ее отдельные подразделения – «внутреннюю кухню». Чем больше внимания вы уделяете управленческому учету, тем лучше вы знаете ваш бизнес изнутри. Если у вас несколько бизнесов разной направленности, мы советуем вести управленческий учет по каждому из них отдельно. Слабая сторона бухгалтерского учета состоит как раз в невозможности это сделать – там все смешивается в один «котел».

4. Ориентация на инсайдеров

Финансовый и бухгалтерский учет нужен налоговым органам, а также инвесторам и кредиторам. Если вы захотите взять кредит, то непременно столкнетесь с требованием банка предоставить официальную финансовую и бухгалтерскую отчетность. Хотя стоит отметить, по опыту наших клиентов, они все чаще сталкиваются с требованием предоставить и управленческую отчетность. Тем не менее, в первую очередь управленческий учет необходим руководству компании – людям, которые принимают решения. Не удивительно, что многие данные управленческого учета вообще составляют коммерческую тайну.

5. Погрешность допустима

Бухгалтерский и финансовый учет всегда содержат точную информацию. Строго регламентированы даже сроки сдачи отчетности – ежемесячная, ежеквартальная, годовая. В управленческом учете точностью можно пренебречь до определенных пределов. Допустимая погрешность – до 5%. Неважно, что она будет, зато вы получите актуальную информацию.

6. Не только деньги

Самое главное разочарование бухучета, планирования и бюджетирования – то, что все они составляются в денежном выражении. При этом зачастую теряется понимание, что стоит за цифрами. В управленческом учете помимо денежных есть и натуральные, нефинансовые показатели – нормы выработки оборудования, количество брака, удовлетворенность персонала условиями труда и многое другое. Стоит отметить, что корректировка этих показателей чаще всего оказывается самым эффективным способом оптимизации бизнес-процессов. Но, как говорится, чтобы принимать меры, надо быть осведомленным.

Организация управленческого учета: как его внедрить

Шаг 1. Составьте перечень жизненно важных для вашей компании показателей. Их выбор – полностью ваше дело, они ничем не регламентированы.

• Выручку на 1 кв. м. торговой площади;
• Средний чек;
• Проходимость (число покупателей в день);
• Выручка на 1 сотрудника каждого магазина;
• Время обслуживания клиента;
• Число жалоб клиентов и т.д.

Шаг 2. Требуйте от подчиненных предоставления отчетов по управленческому учету в начале каждого месяца. На тренингах мы советуем ограничить время предоставления отчетов 5-м числом каждого месяца. В этом случае вы будете постоянно держать ситуацию под контролем. Не допускайте растягивания процесса составления отчетов надолго. Если вы будете контролировать состояние дел, например, в конце июня за май, это значит, что вы целый месяц будете работать интуитивно.

Одна из распространенных ошибок - принимать учет прибыли и движения денежных средств (cash flow) за управленческий учет. И уж тем более нельзя ставить знак равенства между управленческим учетом и «черной» бухгалтерией.

Важно понимать, что управленческий учет:

1. Ориентирован на будущее, позволяет поставить цель, разработать маршрут и контролировать процесс.
2. Регламентирован только внутренними документами.
3. Оценивает внутреннюю кухню компании.
4. Нужен руководству, нет требований сдавать его в налоговую или показывать инвесторам.
5. Допускает погрешность до 5%, что компенсируется актуальностью информации.

Мы показали, почему управленческий учет напрямую связан с принятием верных решений и, как следствие, ростом прибыли. Поменяйте структуру, состав и периодичность предоставления управленческих отчетов.

Чтобы обеспечить топ-менеджмент и акционеров своевременной и актуальной финансовой информацией, можно доработать финансовую и организационную структуры компании по отраслевым правилам и построить систему бюджетного управления с учетом формирования управленческой отчетности. Реализация проекта позволит повысить достоверность управленческого учета и представления отчетности, а также добиться гибкости системы бюджетирования. Опытом внедрения делится компания гостиничного бизнеса.

Разрабатывая систему управленческого учета, мы отталкивались от целого комплекса целей. Акционерам компании требовалась своевременная информация для сравнения с отраслевыми показателями. Предоставляемая руководству отчетность должна была соответствовать международным стандартам учета и отчетности для гостиничной индустрии - USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry). Также с помощью системы учета мы хотели обеспечить делегирование ответственности по достижению стратегических KPI руководителям ЦФО. Кроме того, нам необходим был инструмент, который дал бы возможность моделировать финансовые последствия управленческих решений.

Одновременно нужно было решить и операционные задачи:

• регламентировать бюджетный процесс (выработать единую нормативно-справочную информацию, формы отчетности, правила ее подготовки и сроки представления);
• контролировать исполнение утвержденных бюджетов;
• обеспечить руководителей ЦФО обратной связью по исполнению операционных бюджетов;
• добиться своевременной подготовки отчетов по исполнению бюджетов.

• достоверность управленческого учета - 95 процентов;
• представление на утверждение финансовых планов - 1 день;
• представление управленческой отчетности - 1 день;
• экономия сметы операционных расходов обеспечивающих центров за счет усиления финансовой дисциплины - 3 процента;
• отклонение фактических бюджетных показателей от планируемых - не более /-5 процентов.

У нас получилась гибкая система бюджетирования, которую можно серьезно развить в будущем. И в наших ближайших планах - внедрение механизма авторизации договоров и прогнозного баланса.

Благодаря тому что методическую базу (положение «Бюджетное управление и управленческий учет в ОАО „Ривер Парк“») и требования к автоматизации я подготовила самостоятельно, удалось в разы сократить стоимость проекта (подрядчик привлекался только на работы по программированию). Это также позволило ускорить его реализацию - данный инструмент мы внедрили менее чем за год.

Достигнутые результаты я сочла достойными того, чтобы представить их на суд коллег, и решила стать номинантом Национальной премии «Финансовый директор’2013». Подав заявку на соискание премии, я очень надеялась победить, и мои ожидания оправдались!

ДОСЬЕ КОМПАНИИ

Ривер Парк, Новосибирск

Год основания: 1974.

Сфера деятельности: гостиничный бизнес.

Основные факты: в 2007 году был проведен ребрендинг и гостиница стала принимать гостей под брендом River Park Hotel. К 2013 году завершена полная реновация отеля. Номерной фонд отеля - 316 номеров.

Клиенты часто вкладывают разный смысл в понятие «Управленческий учет», но, в любом случае, управленческий учет – это процесс сбора, проверки и анализа информации, который ведется с целью управления бизнесом.

Не бывает универсальных решений для управленческого учета. Каждая компания индивидуальна и имеет свои стратегические цели и задачи. Именно от них и зависит «наполнение» системы управленческого учета.

Для чего нужен управленческий учет?

Управленческий учет жизненно необходим для каждой организации. Его главной целью является – обеспечение руководителей и менеджеров необходимой информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Качественно поставленный управленческий учет дает возможность получать актуальную, реальную информацию об истинной стоимости компании, позволяет оценить финансовую устойчивость компании, определить точку безубыточности и другие важнейшие показатели необходимые для своевременного и правильного принятия управленческих решений. В наше нестабильное время это очень актуально и является конкурентным преимуществом компании.

Управленческий учет должен отвечать двум основным требованиям:

1. Максимально оперативно предоставлять необходимую информацию, отражать ситуацию в бизнесе в режиме «здесь и сейчас». Это особенно важно в условиях кризиса.
2. Иметь набор удобных инструментов для анализа. Учет должен давать ответы на вопросы: «что произошло?», «почему это произошло?» В каком направлении двигаться дальше – это уже будет Ваше дальнейшее управленческое решение.

Пользователи управленческого учета

1. Собственники
2. Генеральный директор
3. Топ-менеджмент компании

Постановка (доработка) управленческого учета

В рамках данной услуги Вы получите:

1. Конкурентное преимущество. Своевременность информации для принятия умных управленческих решений.
2. Полноценный управленческий учет, отвечающий именно Вашим стратегическим целям и задачам
3. Возможность автоматизации учета учет в рамках программы 1 С.
4. Обучение Ваших сотрудников корректной работе в программе учета
5. Вы получите полную корректную и своевременную финансовую картину своего бизнеса
6. Отчет

Отчет включает в себя:

1. Описание бизнес-процессов управленческого учета, должностные инструкции лиц, участвующих в управленческом учете
2. Разработанный бюджетный классификатор
3. Разработанные формы первичных документов, необходимые для использования
4. Инструкции по составлению форм отчетности

Этапы постановки (доработки) управленческого учета

Разработка, внедрение и автоматизация управленческого учета проводится в несколько этапов. В каждой конкретной компании программа составляется индивидуально. Приведем «примерный» план работ.

Стоимость услуг

В целом, на стоимость услуги и сроки выполнения работ оказывают влияние:

1. Масштаб Вашего бизнеса:
   1. оборот, руб./год
   2. организационная структура: количество направлений бизнеса: одно или несколько, количества филиалов
   3. юридическая структура: количество ВСЕХ юридических лиц, обслуживающих Вашу компанию
2. Задачи, которые Вы хотите решить с помощью управленческого учета.
3. Текущий уровень автоматизации.
4. Ваше местонахождение. Если Ваше местонахождение не Москва, в стоимость будут включены накладные расходы.

Сроки работ

В среднем, сроки выполнения работ занимают от 2 до 4 месяцев.